Quando os periódicos são iniciados, registrar-se para obter um ISSN (International Standard Serial Number) é um dos primeiros passos. Um ISSN é um identificador persistente para cada título e pode ser obtido gratuitamente no Centro Internacional ISSN. O uso de ISSNs oferece uma maneira confiável de distinguir um periódico de outro, bem como de identificar a organização editora.

Depois de atender a esse requisito básico, os periódicos muitas vezes consideram enviar uma solicitação para serem listados em um indexador de periódicos, pois isso proporciona credibilidade e é considerado um sinal da qualidade do periódico. Os indexadores têm requisitos específicos para inclusão e estes podem variar significativamente.

Benefícios da indexação

Muitos autores submeterão seus artigos apenas para periódicos indexados, pela percepção de qualidade acima mencionada, ou por ser uma exigência de seu financiador ou instituição. A inclusão em um indexador reconhecido é muito benéfica para a reputação de um periódico e fará com que muito mais leitores acessem seu conteúdo, bem como uma taxa mais alta de citações em comparação com títulos não indexados. Ser indexado em múltiplas bases de dados, em vez de apenas uma, aumenta ainda mais a visibilidade e o alcance dos periódicos. Há uma sub-representação de periódicos de algumas regiões globais em indexadores internacionais, mas existem algumas bases de dados específicas de regiões, como o Latindex, que visam restabelecer o equilíbrio.

Exemplos de financiadores que exigem indexação dos seus beneficiários incluem a Fundação Bill e Melinda Gates e a cOAlitionS.100 As políticas dos financiadores variam, no entanto, com diferenças significativas entre as regiões globais.

Escolhendo um indexador

Ao escolher um indexador, os periódicos devem focar naqueles que são mais relevantes para o seu escopo, objetivos e foco. A cobertura pode variar, desde as bases de dados mais amplas, como Scopus e Web of Science até aquelas que se concentram na publicação regional (por exemplo, SciELO e o Latindex mencionado acima), e outras que se concentram em modelos de publicação específicos (como o Directory of Open Access Journals focado em periódicos de acesso aberto), ou disciplinas (ex.: PubMed Central, Medline, e PubMed).107 Cada indexador também dará acesso aos recursos escolhidos. Por exemplo, alguns cobrem dados de citações e resumos, enquanto outros incluem textos completos de artigos.

Existem também motores de busca online gratuitos, como o Google Scholar, que fornece uma página de busca específica, mas também mostra resultados relevantes através da pesquisa do Google. Ser indexado aqui pode ser muito valioso, pois mecanismos de busca generalizada são comumente usados para identificar literatura acadêmica.

O processo de indexação

Para ser indexado, um periódico geralmente se inscreve na base de dados selecionada, fornecendo documentos e evidências relevantes. Cada indexador terá critérios diferentes, mas geralmente verificarão se o periódico atende aos padrões básicos de publicação acadêmica. Isso pode incluir checar se o periódico tem um escopo claro, fornece informações sobre a revisão por pares, direitos autorais e ética, tem uma página clara no conselho editorial com nomes e títulos, possui Digital Object Identifiers (DOIs) e publica metadados a nível de artigos. A solicitação de indexação é gratuita, mas pode haver custos associados ao cumprimento dos critérios de indexação, como a geração de arquivos XML.

Se o periódico atender a todos os critérios, ele será indexado e ficará disponível aos usuários daquela base de dados. Se o periódico não atender aos critérios exigidos para indexação, poderá ser necessário realizar alterações para garantir que ele se torne elegível. Os periódicos rejeitados geralmente podem repetir a solicitação de indexação após um certo intervalo de tempo, dependendo das regras de cada indexador.