Lors de la création d’une revue, l’enregistrement d’un ISSN (International Standard Serial Number) est l’une des premières étapes. L’ISSN est un identifiant permanent pour chaque titre et peut être obtenu gratuitement auprès du Centre international de l’ISSN. L’utilisation de l’ISSN est un moyen fiable de distinguer une revue d’une autre et d’identifier l’organisme de publication.

Après avoir satisfait à cette exigence de base, les revues envisagent souvent de soumettre une demande d’inscription dans un index de revues, car cela leur confère une certaine crédibilité et est considéré comme un signe de leur qualité. Ces bases de données ont des exigences spécifiques en matière d’inclusion, qui peuvent varier considérablement.

Avantages de l’indexation

De nombreux auteurs ne soumettent leurs articles qu’à des revues indexées, en raison de la perception de la qualité mentionnée précédemment, ou parce qu’il s’agit d’une exigence de leur bailleur de fonds ou de leur institution. L’inclusion dans un index reconnu est très bénéfique pour la réputation d’une revue et permettra à un plus grand nombre de lecteurs d’accéder à son contenu, ainsi qu’à un taux de citations plus élevé que pour les titres non indexés. Le fait d’être indexé dans plusieurs bases de données plutôt que dans une seule accroît encore la visibilité et la portée des revues. Les revues de certaines régions du monde sont sous-représentées dans les index internationaux, mais il existe des bases de données spécifiques à certaines régions, telles que Latindex, qui visent à rétablir l’équilibre.

Parmi les exemples de bailleurs de fonds qui exigent l’indexation de leurs bénéficiaires, on peut citer la Fondation Bill et Melinda Gates et cOAlitionS. Les politiques des bailleurs de fonds varient cependant, présentant des différences significatives entre les régions du monde.

Choix d’une base de données (index)

Lorsqu’elles choisissent un index, les revues doivent se concentrer sur ceux qui correspondent le mieux à leur champ d’application, à leurs objectifs et à leur orientation. La couverture peut varier, des bases de données les plus larges telles que Scopus et Web of Science à celles qui se concentrent sur l’édition régionale (p. ex. ScieLO et le Latindex mentionné précédemment) et d’autres qui se concentrent sur des modèles d’édition spécifiques (p. ex. Directory of Open Access Journals, naturellement axé sur les revues en accès ouvert) ou des disciplines (p. ex. PubMed Central, Medline, PubMed). Chaque base de données permet également d’accéder à certaines caractéristiques : certains couvrent les données de citation et les résumés, tandis que d’autres incluent les textes intégraux des articles.

Il existe également des moteurs de recherche en ligne gratuits tels que Google Scholar, qui fournit une page de recherche dédiée mais affiche également des résultats pertinents via la recherche Google. Le fait d’être indexé sur le site peut s’avérer très utile, car les moteurs de recherche à usage général sont couramment utilisés pour identifier la littérature universitaire.

La procédure de candidature 

Pour être indexée, une revue s’adresse généralement à la base de données sélectionnée, en fournissant des documents et des preuves pertinents. Les critères varient d’un index à l’autre, mais ils vérifient généralement que la revue répond aux normes de base de l’édition scientifique. Il peut s’agir de vérifier que la revue a un champ d’application clair, qu’elle fournit des informations sur l’examen par les pairs, les droits d’auteur et l’éthique, qu’elle dispose d’une page de comité de rédaction claire avec des noms et des titres, qu’elle émet des identifiants d’objets numériques (DOI) et qu’elle publie des métadonnées au niveau de l’article. La demande d’indexation est gratuite, mais le respect des critères d’indexation peut entraîner des coûts, tels que la génération de fichiers XML.

Si la revue répond à tous les critères, elle sera indexée et deviendra accessible aux utilisateurs de cette base de données. Si la revue ne remplit pas les critères requis pour l’indexation, il peut être nécessaire d’apporter des modifications pour qu’elle devienne éligible. Les revues rejetées peuvent généralement présenter une nouvelle demande d’inclusion à des intervalles de temps différents, en fonction des règles de chaque index.