La gestion d’une revue en ligne en accès ouvert n’est pas très différente de la gestion d’une entreprise. D’une manière générale, le gestionnaire ou le propriétaire de la revue devra tenir compte d’un ensemble de coûts fixes et variables. Les premiers découlent principalement de l’infrastructure sociale et technique nécessaire au fonctionnement de la revue, tandis que les seconds sont liés au nombre d’articles publiés. Pour compliquer les choses, d’autres coûts s’appliqueront occasionnellement, notamment la nécessité de renouveler ou de mettre à jour l’infrastructure technique de la revue ou des activités de marketing ad hoc.

Coûts fixes

Le personnel salarié représente généralement l’un des coûts les plus élevés pour les revues. De même, les installations ont tendance à influer fortement sur les factures mensuelles, incluant les coûts liés aux bureaux, aux connexions internet et aux téléphones, entre autres. Le personnel et les installations ne sont pas un problème si une revue est gérée par des bénévoles utilisant des espaces et des services dont l’utilisation principale est différente: c’est le cas, par exemple, si une revue est gérée par un universitaire utilisant son ou ses appareil(s) et bureau(x) universitaire(s). Toutefois, ces coûts ne doivent pas être ignorés, car un changement dans la situation et l’affiliation du gestionnaire peut rapidement affecter la revue.

Certains coûts liés aux technologies de l’information (IT) doivent être couverts par pratiquement toutes les revues, en particulier l’hébergement du site web, l’enregistrement du domaine, la maintenance du site web et le système de gestion des soumissions (à moins qu’il ne s’agisse d’un logiciel libre, bien que sa maintenance doive toujours être prise en compte). De plus, les revues devront potentiellement couvrir plusieurs coûts d’adhésion, dont Crossref en premier lieu. D’autres adhésions ou frais de service annuels peuvent également s’appliquer, comme iThenticate (plagiat), CLOCKSS (conservation), COPE (éthique de la publication) ou COUNTER (statistiques sur les articles).

Bien qu’il soit difficile de fournir des estimations applicables à toutes les régions géographiques, les coûts au-delà du personnel et des installations sont susceptibles de s’élever à quelques milliers de dollars au maximum. Cependant, il arrive un moment où le nombre de soumissions dépasse la capacité de travail d’un petit groupe de bénévoles dévoués, ce qui peut conduire à la nécessité d’embaucher du personnel spécialisé. Lorsqu’une revue atteint cette taille, les sources de revenus permettant de couvrir les coûts fixes deviendront de plus en plus importantes.

Coûts variables

Les revues sont responsables de l’évaluation par les pairs et de la publication des articles en ligne. Ces activités nécessitent, une fois de plus, une infrastructure sociale et technique. L’infrastructure sociale est fournie sous la forme d’un responsable de l’évaluation par les pairs (salarié ou bénévole) et d’évaluateurs individuels, qui ne sont généralement pas rémunérés. L’infrastructure technique comprend généralement les coûts d’enregistrement d’un DOI pour l’article et la production (souvent en XML et PDF) et, éventuellement, les contrôles de plagiat.

Il est important de noter que si les coûts fixes augmentent de manière linéaire (p. ex. deux membres du personnel salariés peuvent coûter deux fois plus qu’un membre du personnel salarié), les coûts par article diminuent en fonction du nombre de soumissions, pour autant que les articles puissent être traités par le personnel et l’infrastructure existants.

Autres coûts

Les revues peuvent encourir des coûts ad hoc, notamment pour le marketing et la promotion (p. ex. un budget de voyage ou de conférence). Dans certains cas, les revues peuvent choisir d’offrir des services pertinents pour les disciplines qu’elles ciblent, tels que des contrôles de reproductibilité ou l’hébergement de code réel (p. ex. des articles de recherche exécutables). Chaque fois qu’une caractéristique spécifique et non standard est envisagée par une revue, son coût doit être inclus dans la catégorie appropriée, en fonction de sa nature: les contrôles de reproductibilité (p. ex. cascad) sont notamment susceptibles d’être des coûts variables (c’est-à-dire un coût par article), tandis que l’infrastructure informatique personnalisée pour exécuter le code ou les visualisations sur la plateforme de la revue peut être un coût fixe (p. ex. stockage supplémentaire, temps de calcul). Enfin, certaines revues continuent d’imprimer leurs numéros, généralement à la demande et en petites quantités. Ces coûts peuvent être facturés au lecteur, mais certaines revues choisissent de les prendre en charge sur leur propre budget.

Collecter des fonds

Il existe plusieurs façons de collecter des fonds pour faire fonctionner les petites revues, notamment auprès d’organisations en rapport avec le champ d’application de la revue (p. ex. des organismes professionnels, des associations sectorielles), auprès d’organisations effectuant des recherches ou par le biais de dons. Certaines revues peuvent également décider d’augmenter les frais de traitement des articles pour couvrir leurs coûts.

Il est clair que la situation du gestionnaire de la revue, son affiliation et sa localisation, la ou les disciplines que la revue souhaite servir et toute exigence technique spécifique affecteront fortement les coûts d’une revue et sa capacité à les couvrir. Bien qu’il n’existe pas de solution unique pour le financement des revues en ligne en accès ouvert, il est essentiel de connaître les types de coûts et les montants potentiels pour améliorer les chances de succès des titres, nouveaux et établis.