Um artigo publicado é denominado versão de publicação. Esta pretende ser a versão final do artigo após a revisão por pares e deve ser considerada uma entrada permanente no registro acadêmico. Formalmente, a versão de publicação inclui o próprio artigo, o resumo, quaisquer referências, todas as imagens e tabelas e materiais suplementares, se houver. A principal expectativa é que a versão de publicação permaneça inalterada indefinidamente, pois é ela que outros pesquisadores podem citar ou se basear. Existem, no entanto, alguns casos em que pode ser apropriado emitir uma errata, uma manifestação de preocupação, uma retratação ou, mais raramente, uma remoção. A forma como um periódico gerencia essas ocorrências deve ser descrita de forma clara e transparente.

Erratas

Uma errata é emitida quando erros ou omissões afetam a interpretação do artigo, mas a integridade dos resultados permanece inalterada. Os exemplos em que isto é apropriado podem incluir informações faltantes (por exemplo, sobre financiamento ou conflito de interesses), ou nomeação incorreta de figuras, tabelas ou outros dados.

Manifestações de preocupações

Uma manifestação de preocupação é considerada quando surgem dúvidas importantes sobre um artigo, por exemplo, em termos de má conduta na pesquisa ou na publicação. Serve como um aviso aos leitores de que as descobertas relatadas no artigo podem não ser confiáveis e que se deve ter cuidado ao reutilizá-las ou basear-se nelas.

Quando as investigações das preocupações levantadas fornecem evidências conclusivas de má conduta ou problemas graves, as correções ou retratações normalmente seguem a manifestação da preocupação. No entanto, a manifestação de preocupação pode permanecer inalterada se as investigações forem inconclusivas ou se for difícil ou impossível investigar as questões identificadas (por exemplo, cooperação limitada dos autores e/ou das suas instituições).

Retrações

Retratações são emitidas quando erros graves em qualquer parte do artigo tornam a discussão ou as conclusões não confiáveis, ou quando ocorreram casos graves de má conduta. Exemplos de má conduta que podem facilmente levar a retratações incluem plágio, autoria fantasma, autoria fraudulenta ou manipulação do processo de revisão por pares.

É importante ressaltar que as retratações também podem surgir de erros honestos, por exemplo, problemas com análises ou erros de medição que levaram a resultados incorretos. Deve-se notar que as retratações não são apropriadas se uma errata for suficiente para resolver as questões em consideração.

Remoções

Remoções são emitidas em circunstâncias muito raras, quando um problema não pode ser resolvido através de nenhum dos mecanismos acima. Por exemplo, um artigo pode ser removido por motivos legais ou por violação de direitos legais. Da mesma forma, os artigos podem ser removidos se incluírem materiais que representam riscos para os participantes do estudo ou para espécies animais ou vegetais protegidas.

Comunicar preocupações ou alterações na versão de publicação

Quando ocorrem erratas, manifestações de preocupação, retratações ou remoções, elas precisam ser claramente comunicadas aos leitores. Qualquer uma dessas ações deve ser prontamente sinalizada na página do artigo original para alertar os leitores e minimizar efeitos nocivos. O texto que descreve uma errata, uma expressão de preocupação, uma retratação, ou uma remoção do site do periódico deve utilizar linguagem neutra e objetiva, evitando palavras inflamadas, e focada nos fatos.

Além disso, os metadados dos artigos devem ser atualizados e reindexados para refletir alterações como retratação ou remoção. Crossmark é uma forma útil de refletir decisões editoriais significativas: os membros do Crossmark comprometem-se a informar o Crossref sobre atualizações, como erratas ou retratações, bem como, opcionalmente, fornecer metadados adicionais sobre procedimentos e práticas editoriais. Em todos os casos, os metadados do artigo devem ser mantidos (por exemplo, título, autores), para garantir a integridade do registo acadêmico.