إن إدارة مجلة إلكترونية مفتوحة الوصول تحمل أوجه تشابه مع إدارة الأعمال. ففي جوهر الأمر، يجب على الفرد المسؤول عن الإشراف على عمليات المجلة أن يأخذ في الاعتبار مجموعة من النفقات الثابتة والمتغيرة. تتضمن النفقات الثابتة في المقام الأول من البنية التحتية الاجتماعية والتقنية اللازمة لاستدامة المجلة، في حين ترتبط النفقات المتغيرة بكمية المقالات المنشورة. كما قد تكون هناك تكاليف إضافية عرضية، مثل الحاجة إلى مراجعة أو ترقية البنية التحتية التقنية للمجلة أو المشاركة في مبادرات تسويقية مخصصة.

النفقات الثابتة

غالبًا ما يكون الإنفاق على الموظفين الذين يتقاضون رواتب هو النفقات الأكثر أهمية بالنسبة للمجلات. وبالمثل، فإن تكاليف صيانة المرافق، مثل المكاتب واتصالات الإنترنت والهواتف، يمكن أن تؤثر بشكل كبير على النفقات الشهرية. ولكن إذا كانت المجلة تستفيد من الخدمات التطوعية وتعيد استخدام الموارد الموجودة، مثل استخدام الأكاديمي للمعدات الجامعية ومساحة العمل، فسيتم تخفيف تكاليف الموظفين والمرافق. ومع ذلك، فمن الضروري الاعتراف بأنه لا يمكن تجاهل هذه النفقات، حيث إن أي تغييرات في وضع مدير المجلة وانتمائه المؤسسي يمكن أن تؤثر بسرعة على الوضع المالي للمجلة.

تتكبد كل مجلة تقريبًا نفقات معينة تتعلق بتكنولوجيا المعلومات (IT)، والتي تشمل استضافة الويب، وتسجيل النطاق، وصيانة الموقع، ونظام إدارة تقديم المقلات للنشر. حتى لو كان نظام مفتوح المصدر، فما يزال يتعين أخذ تكاليف صيانته في الاعتبار. علاوة على ذلك، قد تحتاج المجلات أيضًا إلى تغطية تكاليف العضوية المختلفة، والتي قد تشمل تفعيل خدمات كروسريف (Crossref) باعتبارها خدمات أساسية، بالإضافة إلى العضويات الأخرى أو رسوم الخدمة السنوية مثل خدمات فحص التشابه (أداة كشف نسبة الإقتباس تسمى iThenticate)، أو نظام (CLOCKSS) للحفظ الرقمي، أو لجنة أخلاقيات النشر العلمي (COPE) لإدارة أطر أخلاقيات النشر، أو خدمات تحديد عدد مرات الوصول إلى الموارد الإلكترونية المتصلة بالشبكة عبر الإنترنت (COUNTER).

وفي حين أنه من الصعب تحديد أرقام دقيقة قابلة للتطبيق عالميًا، فمن المتوقع أن تصل النفقات بخلاف الموظفين والبنية التحتية إلى حد أقصى يبلغ بضعة آلاف من الدولارات. ومع ذلك، عندما يتجاوز حجم التقديمات قدرة مجموعة مخصصة من المتطوعين، قد يصبح من الضروري تعيين موظفين بدوام كامل. في مثل هذه الحالات، يصبح وجود الإيرادات لتغطية النفقات الثابتة أكثر أهمية لاستدامة المجلة.

النفقات المتغيرة

تقوم المجلات الأكاديمية بدور حاسم في عملية تحكيم المقالات ونشرها عبر الإنترنت، وهذا ما يستلزم وجود بنية تحتية اجتماعية وتقنية. ينطوي الجانب الاجتماعي على تعيين مدير التحكيم العلمي، الذي قد يكون إما موظفًا براتب أو متطوعًا، بالإضافة إلى إشراك المحكّمين، الذين لا يحصلون عادة على رواتب. من ناحية أخرى، تشمل البنية التحتية التقنية في المقام الأول النفقات المرتبطة بالحصول على المُعرف الرقمي (DOI) للمقال وتسهيل إنتاجه، غالبًا بأشكال (XML) و(PDF). بالإضافة إلى ذلك، قد يتم تضمين عمليات التحقق من الانتحال كمكون اختياري.

ومن الأهمية ملاحظة أن التكاليف الثابتة تزيد بشكل متناسب (على سبيل المثال، قد يؤدي وجود موظفين اثنين بأجر إلى تكبد تكلفة مضاعفة مقارنة بوجود موظف واحد بأجر)، في حين أن تكلفة كل مقال تتضاءل فيما يتعلق بكمية التقديمات، بشرط أن يتمكن الموظفون الحاليون والبنية التحتية الحالية من التعامل مع المقالات بكفاءة.

نفقات أخرى

يمكن أن تتحمل المجلات نفقات كبيرة، مثل تلك المتعلقة بالتسويق والترويج، مثل السفر أو المؤتمرات. وقد تختار المجلات في بعض الحالات تقديم الخدمات ذات الصلة بالتخصصات المستهدفة، مثل فحوصات التكرار أو استضافة البرمجيات (على سبيل المثال، المقالات البحثية القابلة للتنفيذ). عندما تفكر إحدى المجلات في ميزة محددة وغير تقليدية، فمن المهم إدراج التكلفة المرتبطة بها في الفئة المناسبة. على سبيل المثال، من المحتمل أن يؤدي إجراء فحوصات التكرار مثل استخدام منصة كاسكاد (cascad) إلى تكبد تكاليف متغيرة، مما يعني أنه ستكون هناك تكلفة لكل مقالة. ومن ناحية أخرى، فإن تنفيذ البنية التحتية المخصصة لتكنولوجيا المعلومات لتسهيل تشغيل التعليمات البرمجية أو المرئيات على منصة المجلة قد ينطوي على تكاليف ثابتة، مثل التخزين الإضافي أو وقت الحساب. بالإضافة إلى ذلك، ما تزال هناك بعض المجلات التي تطبع نسخًا مادية من أعدادها بكميات محدودة عادةً وعند الطلب. في حين أنه قد يتم فرض رسوم على القراء مقابل هذه التكاليف، فإن بعض المجلات تختار تغطيتها باستخدام ميزانيتها الخاصة.

المحافظة على الاستقرار المالي

توجد طرق متعددة للحصول على الأموال لتشغيل المجلات الناشئة، مثل الدعم من المنظمات التي تتوافق مع مجال المجلة (مثل الجمعيات المهنية أو المجموعات الخاصة بقطاع معين)، أو التمويل من المؤسسات البحثية، أو من خلال التبرعات. وبدلاً من ذلك، قد تختار بعض المجلات فرض رسوم نشر المقالات من أجل تعويض نفقاتها.

إن ظروف مدير المجلة، بما في ذلك انتمائه وموقعه، بالإضافة إلى التخصصات التي تهدف المجلة إلى تلبيتها وأي متطلبات فنية محددة، تؤثر بشكل كبير على التكاليف المرتبطة بإدارة المجلة والقدرة على تمويلها. على الرغم من عدم وجود حل قابل للتطبيق عالميًا لتمويل مجلات الوصول الحر عبر الإنترنت، فإن فهم الأنواع المختلفة للتكاليف المعنية وأحجامها المحتملة يعد أمرًا بالغ الأهمية لزيادة احتمالات النجاح لكل من المجلات المنشأة حديثًا والحالية.