Administrar um periódico de acesso aberto online não é diferente de administrar uma empresa. Em termos gerais, o gestor ou proprietário do periódico terá que considerar uma combinação de custos fixos e variáveis. Os primeiros decorrem principalmente da infraestrutura social e técnica necessária ao funcionamento do periódico, enquanto os demais relacionam-se ao número de artigos publicados. Para complicar a situação, outros custos decorrerão ocasionalmente, por exemplo, a necessidade de renovar ou atualizar a infraestrutura técnica do periódico ou atividades de marketing ad-hoc.

Custos fixos

Os funcionários assalariados tendem a ser um dos custos mais elevados incorridos pelos periódicos. Da mesma forma, as propriedades tendem a afetar fortemente as contas mensais, incluindo custos como escritórios, conexões de Internet, telefones e muito mais. Equipe e instalações não são uma preocupação se o periódico for gerido por voluntários que utilizem espaços e serviços que tenham um uso primário diferente: este é o caso se o periódico for gerido por um acadêmico utilizando o(s) seu(s) dispositivo(s) e escritório universitário(s), por exemplo. Contudo, estes custos não devem ser ignorados, uma vez que mudanças nas circunstâncias e na afiliação do gestor podem afetar diretamente o periódico.

Alguns custos de tecnologia da informação (TI) devem ser cobertos por praticamente qualquer periódico, como hospedagem na web, registro de domínio, manutenção do site e sistema de gerenciamento de submissões (a menos que seja de código aberto, embora sua manutenção deva sempre ser contabilizada). Além disso, os periódicos provavelmente terão que cobrir vários custos de adesões, incluindo o Crossref como ponto de partida. Outras assinaturas ou taxas de serviço anuais também podem ser aplicadas, como iThenticate (plágio), CLOCKSS (preservação), COPE (ética de publicação) ou COUNTER (estatísticas de artigos).

Embora seja difícil fornecer estimativas aplicáveis a todas as regiões geográficas, os custos além da equipe e das instalações provavelmente alcançam alguns milhares de dólares, no máximo. Chega um momento, no entanto, que o número de submissões excede o volume de trabalho que um pequeno grupo de voluntários empenhados pode suportar, levando à necessidade potencial de contratar equipe para isto. Se um periódico atingir este tamanho, as fontes orçamentárias para cobrir os custos fixos se tornarão cada vez mais importantes.

Custos variáveis

Os periódicos são responsáveis pela revisão por pares e publicação de artigos online. Estas atividades requerem, novamente, infraestruturas sociais e técnicas. A infraestrutura social é formada por um gestor de revisão por pares (assalariado ou voluntário), além dos revisores por pares, que geralmente não são remunerados. A infraestrutura técnica normalmente consiste nos custos de registro do DOI do artigo e da produção (muitas vezes em XML e PDF), além, opcionalmente, de verificações de plágio.

É importante ressaltar que, embora os custos fixos aumentem linearmente (por exemplo, dois funcionários remunerados podem custar o dobro de um funcionário remunerado), os custos por artigo diminuem com base no número de submissões, desde que os artigos possam ser processados pela equipe e infraestrutura existentes.

Outros custos

Os periódicos podem incorrer em custos ad hoc, por exemplo, para marketing e promoção (como: orçamento para viagens ou conferências). Em alguns casos, os periódicos podem optar por oferecer serviços relevantes para suas disciplinas-alvo, como verificações de reprodutibilidade ou hospedagem de código ativo (por exemplo, artigos de pesquisa executáveis). Sempre que uma característica específica e não padronizada é considerada por um periódico, o seu custo deve ser incluído na categoria apropriada, dependendo da sua natureza: por exemplo, verificações de reprodutibilidade (por exemplo, cascad), são provavelmente custos variáveis (ou seja, custo por artigo), enquanto a infraestrutura de TI personalizada para executar códigos ou visualizações na plataforma do periódico pode ter um custo fixo (ex.: armazenamento adicional, tempo de computação). Finalmente, alguns periódicos ainda imprimem seus números, geralmente sob demanda e em pequenas quantidades. Tais custos podem ser cobrados do leitor, mas alguns periódicos optam por cobri-los com seu próprio orçamento.

Lidando com as despesas

Existem várias formas de angariar fundos para a gestão de pequenos periódicos, inclusive de organizações relevantes para o âmbito do periódico (ex.: órgãos profissionais, associações setoriais), de organizações que realizam pesquisas ou por meio de doações. Alternativamente, alguns periódicos podem optar por aumentar as taxas de processamento de artigos para cobrir seus custos.

Obviamente, as circunstâncias do gestor do periódico, sua afiliação e localização, a(s) disciplina(s) que o periódico deseja servir e quaisquer requisitos técnicos específicos afetarão fortemente os custos do periódico e a capacidade de cobri-los. Embora não exista uma solução única para o financiamento de periódicos online de acesso aberto, estar ciente dos tipos de gastos e dos prováveis montantes é fundamental para aumentar as possibilidades de sucesso dos títulos novos e dos estabelecidos.