Administrar una revista en línea de acceso abierto no es diferente a administrar una empresa. En términos generales, el director o propietario de la revista deberá considerar una combinación de costos fijos y variables. Los primeros surgen principalmente de la infraestructura social y técnica requerida para el funcionamiento de la revista, mientras que los segundos están relacionados con la cantidad de artículos que se publican. Para complicar las cosas, ocasionalmente se aplicarán otros costos, por ejemplo, la necesidad de renovar o actualizar la infraestructura técnica de la revista o actividades de marketing ad hoc.
Costos fijos
El personal asalariado tiende a ser uno de los costos más altos en que incurren las revistas. De manera similar, los bienes inmuebles tienden a afectar significativamente las facturas mensuales, incluyendo costos como oficinas, conexiones a internet, teléfonos y más. El personal y las instalaciones no son una preocupación si una revista está dirigida por voluntarios que utilizan espacios y servicios que tienen un uso principal diferente: por ejemplo, este es el caso si una revista está dirigida por un académico que utiliza su(s) dispositivo(s) y oficina de la universidad. Sin embargo, estos costos no deben ignorarse, ya que un cambio en las circunstancias y la afiliación del director de la revista puede afectar rápidamente a la revista.
Algunos costos de tecnología de la información (TI) deben ser cubiertos por prácticamente cualquier revista, como el alojamiento web, el registro de dominio, el mantenimiento del sitio web y el sistema de gestión de envíos (a menos que sea de código abierto, aunque siempre se debe contabilizar su mantenimiento). Además, es probable que las revistas tengan que cubrir varios costos de membresía, incluido Crossref como punto de partida. También pueden aplicarse otras membresías o tarifas de servicio anuales, como iThenticate (plagio), CLOCKSS (preservación), COPE (Comité de Ética de la Publicación) o COUNTER (estadísticas de artículos).
Aunque es difícil proporcionar estimaciones que se apliquen a todas las regiones geográficas, es probable que los costos más allá del personal y las instalaciones sumen unos pocos miles de dólares como máximo. Sin embargo, llega un punto en el que el número de envíos excede la cantidad de trabajo que un pequeño grupo de voluntarios comprometidos puede realizar, lo que genera la posible necesidad de contratar personal dedicado. Si una revista alcanza este tamaño, las fuentes de ingresos para cubrir los costos fijos serán cada vez más importantes.
Costos variables
Las revistas son responsables de la revisión por pares y de la publicación de artículos en línea. Estas actividades requieren, una vez más, infraestructura social y técnica. La infraestructura social se proporciona en forma de un administrador de revisión por pares (asalariado o voluntario) más revisores por pares individuales, que generalmente no reciben remuneración. La infraestructura técnica normalmente consiste en los costos de registrar un DOI para el artículo y la producción (a menudo en XML y PDF), además, opcionalmente, controles de plagio.
Es importante destacar que, si bien los costos fijos aumentan linealmente (por ejemplo, dos miembros del personal asalariado pueden costar el doble que un miembro del personal asalariado), los costos por artículo disminuyen según el número de envíos, siempre y cuando los artículos puedan ser procesados por el personal y la infraestructura existentes.
Otros costos
Las revistas pueden incurrir en costos ad hoc, por ejemplo de marketing y promoción (un presupuesto para viajes o conferencias). En algunos casos, las revistas pueden optar por ofrecer servicios que sean relevantes para sus disciplinas de destino, como comprobaciones de reproducibilidad o alojamiento de código en vivo (por ejemplo, executable research articles). Siempre que una revista considere una característica específica y no estándar, su costo debe incluirse en la categoría apropiada, dependiendo de su naturaleza: por ejemplo, las comprobaciones de reproducibilidad (por ejemplo, en cascad) probablemente sean costos variables (es decir, costo por artículo), mientras que la infraestructura de TI personalizada para ejecutar código o visualizaciones en la plataforma de la revista puede tener un costo fijo (por ejemplo, almacenamiento adicional, tiempo de computación). Por último, algunas revistas todavía imprimen sus fascículos, normalmente a pedido y en pequeñas cantidades. Estos costos pueden correr a cargo del lector, pero algunas revistas optan por cubrirlos con su propio presupuesto.
Haciendo que todo funcione
Hay varias formas de recaudar fondos para administrar revistas pequeñas, incluso de organizaciones relevantes para el alcance de la revista (por ejemplo, organismos profesionales, asociaciones sectoriales), de organizaciones que realizan investigaciones o mediante donaciones. Alternativamente, algunas revistas pueden optar por aumentar los costos del procesamiento de artículos para cubrir sus costos.
Claramente, las circunstancias del director de la revista, su afiliación y ubicación, las disciplinas a las que la revista desea servir y cualquier requisito técnico específico afectarán en gran medida los costos de una revista y su capacidad para cubrirlos. Aunque no existe una solución única para financiar revistas de acceso abierto en línea, ser consciente de los tipos de costos y los montos probables es clave para mejorar las posibilidades de éxito de títulos nuevos y establecidos.
- Crossref. (2021, May 10). Become a member.
- Crossref. (2020, April 08). Similarity Check.
- CLOCKSS. (n.d.). JOIN THE CLOCKSS COMMUNITY OF WORLD LEADING LIBRARIES AND PUBLISHERS.
- COPE. (n.d.). Become a member.
- COUNTER. (n.d.). Become a COUNTER Member.
- Atherden, F. (2021, June 29). Executable Research Articles. eLife.
- Cascad. (n.d.). cascad.
- Cambridge University Press. (n.d.). Transparent pricing policy for journals.
- Eve, M. P. (2017, February 13). How much does it cost to run a small scholarly publisher?.
- IOP science. (n.d.). Article Publication Charges.
- Katz, D. S., Barba, L. A., Niemeyer, K. E., & Smith, A. M. (2019). Cost models for running an online open journal. Journal of Open Source Software Blog.
- MDPI. (n.d.). Article Processing Charges (APC) Information.
- NIHR Open Research. (n.d.). How to Publish.
- Open research Europe. (n.d.). Article Processing Charges.